Ein Event vorbereiten:

Was in der ersten Planungsphase wichtig ist und worauf Sie achten müssen, haben wir hier für Sie einmal kurz zusammengefasst.

Was ist privat und was ist ein öffentliches Event?
Diese Definition ist nicht unerheblich, da bei öffentlichen Veranstaltungen möglicherweise GEMA-Gebühren anfallen, das Jugendschutzgesetzt greift und evtl. auch Abgaben an die Künstlersozialkasse anfallen können. Je mehr Personen zusammenkommen, desto eher wird eine Veranstaltung als öffentlich eingestuft. In der Regel gilt hier als Orientierung, mehr als 100 Personen.

Worauf ist bei der Lokation zu achten?
Größe, Lage und Infrastruktur müssen passen, um Sicherheit und Qualität eines Events zu gewährleisten. Dafür gibt es natürlich jede Menge Vorschriften in den einzelnen Bundesländern Damit und auch die Betreiber von Lokationen haben Vorgaben, die beachtet werden müssen. Wichtig ist daher möglichst frühzeitig alle offenen Fragen abzuklären. Der Abschluss einer Versicherung ist je nach Größe der Veranstaltung empfehlenswert.

Einladung und Termine:
Sie wissen schon ganz genau wann Ihr Event startet, jetzt müssen es nur noch die Gäste erfahren. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt? Hier ist der Anlass entscheidend. Bei kleineren öffentlichen Veranstaltungen sind 7- 10 Tage ideal. Große Veranstaltungen sollten ab ca. 3 Wochen vorher plakatiert werden. Bei der Plakatierung müssen entsprechende Genehmigungen im Vorfeld eingeholt werden. Private Feste und Feiern sollten mit einem längeren Vorlauf, mindestens jedoch 4 Wochen, bekannt gegeben werden, damit es bei den Gästen nicht zu Terminüberschneidungen kommt.